Regla de las 5s para mejorar la productividad y eficiencia laboral

La regla de las 5s recibe su nombre de las iniciales de cinco palabras japonesas que describen sus principios fundamentales. Aunque no se atribuye a una sola persona, se desarrolló en la década de 1960 como parte de los esfuerzos de TOYOTA por mejorar sus procesos internos.

A este paradigma se lo denominó “KaiZen”. “Kai” significa cambio, y “Zen”, mejora. Por lo tanto, es la acción del cambio para mejorar.

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Las S son las primeras letras de las siguientes cinco palabras japonesas: Seiri (separar), Seiton (organizar), Seiso (Suprimir), Seiketsu (Señalar) y Shitsuke (Seguir). Cada una es considerada una palabra clave que ayuda al aumento de la productividad.

Aplicar las 5S puede ayudarte a mejorar tu rendimiento y eficiencia sin necesidad de grandes esfuerzos. Esta regla busca optimizar la calidad de los procesos al reducir el consumo de tiempo y energía. Para lograrlo, es fundamental seguir los pasos que definen cada una de las cinco etapas del método.

¿Cuáles son las 5s de la limpieza?

Esta regla pretende crear un sistema donde se mejoren las condiciones de trabajo, de modo que se beneficie a las personas y a la misma organización.

Un sistema duradero que permite a las empresas mejorar de forma continua en su modelo de organización, limpieza, seguridad, higiene, productividad y trabajo en equipo. // Pixabay.

Fotografía por: Pixabay

Seiri = clasificación

Identificar y eliminar del espacio de trabajo todo aquello que no es esencial para las tareas diarias. La premisa es: un entorno ordenado y seguro debe contener únicamente lo necesario para desempeñar eficientemente las tareas asignadas.

Para implementar esta etapa, se debe seguir los siguientes pasos:

• Eliminación: Descartar objetos que no se utilizan o se usan muy poco. Puede implicar el reciclar documentos, digitalizarlos o disponerlos por otros medios, como donaciones o ventas. La idea es liberar espacio físico y reducir el desorden.
• Almacenamiento: Guardar aquellos elementos que, aunque no se usan con frecuencia, son necesarios y no pueden botarse. Por ejemplo, documentos legales.
• Reubicación: Colocar en lugares de fácil los objetos que se utilizan ocasionalmente, de modo que no interfieran con las actividades cotidianas, pero estén disponibles cuando se necesiten.
• Mantenimiento: Organizar adecuadamente los elementos de uso diario en el puesto de trabajo, preparándolos para la siguiente etapa de las reglas, que se enfoca en el orden y la disposición eficiente de los materiales.

Seiton = organización

Se enfoca en organizar el espacio de trabajo de manera que cada herramienta o material esté ubicado en el lugar más adecuado para facilitar su uso y optimizar la eficiencia.

Para lograrlo, se pueden seguir estas pautas:

• Ubicación estratégica: Colocar los objetos de uso frecuente al alcance inmediato, mientras que los de uso ocasional deben situarse en lugares accesibles, pero que no interfieran con las tareas diarias.
• Secuencia lógica: Organizar los materiales y herramientas siguiendo el orden en que se utilizan.
• Gestión visual: Implementar etiquetas, señales o colores para identificar fácilmente la ubicación de cada elemento.

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Seiso = limpieza

Se centra en mantener el lugar de trabajo limpio y en condiciones óptimas. Más allá de la higiene, esta práctica es esencial para preservar la salud de los empleados y fomentar su motivación.

La limpieza no debe limitarse a una tarea rutinaria; también implica identificar y abordar las fuentes de suciedad:

• Si la suciedad se puede eliminar, se elimina.
• Si no se puede eliminar, es necesario establecer un plan de limpieza regular para prevenir su acumulación.

Seiketsu = visualizar

Se enfoca en mantener y consolidar los logros alcanzados en las fases anteriores mediante la implementación de prácticas uniformes en toda la organización.

Una herramienta clave en esta etapa es la gestión visual, que permite identificar de manera rápida y sencilla cualquier falla respecto a los estándares establecidos. Por ejemplo, se pueden utilizar colores para señalar el estado de diferentes áreas:

• Color verde: El área cumple con los estándares y no presenta desviaciones.
• Color rojo: Existen mejoras que requieren atención y corrección.

Para implementarla, se pueden formar equipos de trabajo que recorran regularmente los espacios de la empresa, identificando oportunidades de mejora y asegurando que se mantengan las condiciones de orden y limpieza.

Shitsuke = seguir con la disciplina

Fundamental para asegurar que las mejoras implementadas en las fases anteriores se mantengan a largo plazo. Esta etapa implica fomentar hábitos consistentes y un compromiso continuo con los estándares establecidos, convirtiendo las prácticas de orden y limpieza en parte integral de la cultura organizacional.

Para lograrlo, es esencial establecer objetivos claros y medir regularmente los resultados obtenidos. Esta evaluación constante permite identificar fallas y aplicar las correcciones necesarias, asegurando la sostenibilidad del espacio.

La eficacia de la metodología 5S ha sido respaldada por diversos estudios y casos prácticos en empresas de distintos sectores como:

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• Industrias San Miguel, empresa de alimentos y bebidas, quienes recibieron cinco premios otorgados por AOTS Perú, incluyendo el premio 5S Kaizen Oro para sus plantas en Arequipa y Huaura, por alcanzar la excelencia en los principios de la metodología.
• Alquería, empresa de lácteos, que aunque no se menciona explícitamente la adopción formal de las 5S, sus iniciativas en sostenibilidad y responsabilidad social reflejan principios similares, como la estandarización y el mantenimiento del orden en sus operaciones.
• Calzados Viarelli, quienes en 2018, con la aplicación de estas reglas, obtuvieron aumento del 15% en la productividad, mejorando la organización y eficiencia en los procesos productivos.